# Oferta: System PutzDuo 360° **Dla:** Anna Głowacka — DAS PutzDuo / Kufensterwelt / FIS **Od:** netfly.pl **Data:** 2026-04-23 **Wersja:** 1.0 (draft na spotkanie 25–26.04.2026) --- ## 1. Executive Summary Po 16 latach prowadzenia firmy sprzątającej Anna stoi przed klasycznym wyzwaniem rosnącego biznesu: **systemy wzajemnie nie rozmawiają**, a codzienne operacje przeciekają przez kalendarz, pocztę, ręczne arkusze i planer. Skutek — ta sama informacja o kliencie wpisywana jest 3–4 razy, a poszukiwanie jednego maila potrafi zjeść pół godziny. **Proponujemy „System PutzDuo 360°"** — zintegrowaną platformę biznesową, która łączy CRM, planowanie tras, raportowanie, komunikację i sklep internetowy w jedno miejsce. Zachowujemy narzędzia, które już działają (Connect Time, Lexware, Outlook), a nakładamy na nie warstwę automatyzacji i dashboard, z którego Anna i jej zespół korzystają codziennie. **Kluczowe liczby:** - **4 transze** realizacji w ciągu **9–12 miesięcy** - **T1 (Fundament) mieści się w budżecie własnym Anny** — 18 000–22 000 PLN netto - **Pełny system (T1–T4): 61 000–82 000 PLN netto** — idealny do wniosku o dotację niemiecką - **Odzysk czasu biura:** szacunkowo 2–3 godz./dzień/osobę po wdrożeniu T1+T2 **Co Anna dostaje:** 1. Jeden dashboard zamiast przeskakiwania między systemami 2. Automatyczną synchronizację Connect Time ↔ Outlook ↔ Lexware 3. Inteligentne planowanie tras (Google Maps → najbliższe wolne pracownice) 4. Bibliotekę szablonów maili + AI kategoryzację skrzynki 5. Raporty finansowe i operacyjne w czasie rzeczywistym 6. Panel social mediów (Blotato) — publikacja z firmowego konta, AI generuje treści 7. Zakładkę rekrutacyjną z automatycznym filtrem „czerwonej lampki" 8. Nowy bezpieczny sklep eko zintegrowany z CRM 9. (T4) AI asystent do odbierania telefonów 10. Spisane procesy — **firma gotowa do sprzedaży lub przekazania menedżerowi** --- ## 2. Diagnoza — co usłyszeliśmy na spotkaniu 22.04 ### 2.1 Problemy operacyjne > „Zoptymalizować czas pracy biura, żeby nie było coś szukane, tak jak teraz nieraz jest szukane bardzo długo i się nieraz pół godziny traci." — **Anna Głowacka** 1. **Triple-data-entry** — każdy nowy klient wprowadzany do Outlooka, Connect Time i Lexware. W przypadku oszacowań terenowych dochodzi czwarty krok (ręczny Kundenblatt). 2. **Chaos w planowaniu tras** — przy 600 klientach regularnych pracownica ręcznie szuka wolnych pań, czasem umawia klientów z przeciwnych końców miasta. Connect Time wspiera Google Maps — nigdy nie włączony. 3. **Szablony maili rozrzucone** — każdy z trzech kolejnych informatyków trzymał je gdzie indziej. Pracownicy nadpisują istniejące szablony zamiast tworzyć nowe. 4. **Szukanie maili/dokumentów trwa do 30 minut** — brak spójnego archiwum. 5. **Opór pracownic przed tabletem** — wolą ręczny zapis podczas oszacowań. ### 2.2 Problemy strategiczne > „Mój cel: mam osobę, która jest w stanie to później prowadzić beze mnie." — **Anna Głowacka** 1. Anna (53 l., pierwszy rok babci) chce odciążyć siebie, docelowo sprzedać firmę albo wprowadzić menedżera. 2. **Brak spisanych procesów** — firma trzyma się wiedzą Anny. To blokuje zarówno sprzedaż, jak i wdrożenie nowej osoby. 3. **Social media na prywatnym koncie Anny** — ryzyko utraty zasięgu przy zmianie właściciela. 4. **Sklep eko w archaicznym PrestaShop** — niemożliwy do aktualizacji, niebezpieczny. 5. **Brak filtru rekrutacji:** > „Pani nie by było, gdyby było CV, dlatego, że jeżeli ktoś na przykład pracuje trzy miesiące tu, dwa miesiące tu, to wtedy ja to widzę i wtedy po prostu wiadomo, że czerwona lampka płonie." — **Anna Głowacka** ### 2.3 Problemy historyczne (ryzyka) - **Trzech poprzednich informatyków w 3–4 lata** nie spełniło oczekiwań. Mitigacja: odbiory etapowe, jasny zakres per transza, pełna dokumentacja źródeł. - **Serwer w piwnicy** — infrastruktura nieznana, potencjalnie niebezpieczna. Mitigacja: migracja do Hetzner (DE, istotne dla RODO i wniosku dotacyjnego). --- ## 3. Propozycja — System PutzDuo 360° ### 3.1 Architektura high-level ``` ┌───────────────────────────────────────────────────┐ │ DASHBOARD — jedno miejsce dla Anny i zespołu │ │ (przegląd KPI, CRM, kalendarz, inbox, raporty) │ └───────────────────────────────────────────────────┘ │ ┌─────────────┼──────────────┐ ▼ ▼ ▼ CRM 360° Planowanie+mapa Raporty (klienci, (drag-drop, (finanse, historia, Google Maps) operacje) umowy) │ │ │ │ └──────────┼───────────────┘ ▼ ┌──────────────────────┐ │ n8n — hub integracji│ │ (automatyzacje) │ └──────────────────────┘ │ ┌────────┬──────┼──────┬─────────┬────────┐ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ Connect Outlook Lexware Google Blotato OpenAI Time (DE) Maps (SM) (AI) ``` ### 3.2 Moduły systemu **Dashboard** — widok startowy z kluczowymi KPI (klienci aktywni, zlecenia dziś, wolne pracownice, przychody tyg./mies.) + szybki dostęp do najczęstszych akcji. **CRM 360°** — karta klienta z pełną historią: oferty, wykonane sprzątania, faktury, maile, notatki terenowe. Jeden klik — nowy klient we wszystkich systemach. **Planowanie + mapa tras** — kalendarz tygodniowy, drag-drop przypisywania pracownic, auto-sugerowanie najbliższych wolnych pań dzięki Google Maps. **Inbox + szablony** — biblioteka szablonów maili (oferta, przypomnienie, podziękowanie), AI pre-kategoryzacja skrzynki, tagi. **Raporty** — finansowe (przychody, faktury, koszty z Lexware) + operacyjne (godziny pracy, zrealizowane zlecenia, wykonanie planu). **Panel social mediów** — widok FB/IG/YouTube z firmowego konta, kalendarz publikacji, integracja z Blotato (AI generuje treści + planowanie). **Rekrutacja** — zakładka „Dołącz do zespołu" na putzduo.de z formularzem wielokrokowym. Automatyczny filtr „czerwonej lampki" (krótkie okresy pracy w CV), powiadomienie do Anny. **Sklep eko** — nowa platforma (Shopware, DE-friendly), integracja z CRM (klient kupuje → trafia do bazy), integracja z Lexware (faktury). **AI dyktafon (T2)** — aplikacja mobilna do oszacowań terenowych: pracownica dyktuje, AI transkrybuje i tworzy ustrukturyzowany Kundenblatt, który trafia do systemu. **AI call center (T4)** — asystent AI odbierający telefony poza godzinami pracy biura, umawiający wstępne terminy, przekazujący pilne sprawy na WhatsApp. **Baza procesów** — przestrzeń na SOPs, nagrania wdrożeniowe, „jak to zrobić". Kluczowa dla przekazania firmy menedżerowi / nabywcy. **Role i dostęp** — cztery poziomy: Anna (admin), menedżer, biuro, pracownik terenowy. --- ## 4. Etapy realizacji (4 transze) ### T1 — Fundament (6–8 tygodni) **Zakres:** - Dashboard główny + role użytkowników - CRM 360° (migracja danych z Connect Time + Outlook) - Synchronizacja Connect Time ↔ Outlook ↔ Lexware (via n8n) - Biblioteka szablonów maili + tagowanie - Baza procesów (struktura + pierwsze 10 SOPs) - Hosting DE (Hetzner), SSL, backupy - Szkolenie zespołu (2 × 4h) **Wycena:** 18 000 – 22 000 PLN netto **Osobodni:** 40–50 **Kluczowa zmiana dla Anny po T1:** jeden klik zamiast trzech, koniec szukania maili przez 30 minut. ### T2 — Operacje (4–6 tygodni) **Zakres:** - Mapa tras + auto-przypisywanie pracownic (Google Maps) - Drag-drop planer w kalendarzu - Raporty finansowe (integracja Lexware) + operacyjne - **AI dyktafon** — aplikacja do oszacowań terenowych - Aktualizacja SOPs o procesy terenowe **Wycena:** 15 000 – 20 000 PLN netto **Osobodni:** 30–40 **Kluczowa zmiana po T2:** koniec chaosu tras, pracownica jedzie do klienta po najkrótszej trasie, Anna widzi wyniki tygodnia bez przeskakiwania systemów. ### T3 — Rekrutacja + Social Media (3–4 tygodnie) **Zakres:** - Zakładka rekrutacyjna na putzduo.de + formularz steep form - Filtr „czerwonej lampki" (wykrywanie krótkich okresów pracy) - Panel SM z integracją Blotato (FB, IG, YT, TikTok) - Przeniesienie FB/IG z prywatnego na firmowe konto - AI generator treści (posty o usługach, promocje, porady) **Wycena:** 10 000 – 15 000 PLN netto **Osobodni:** 20–30 **Kluczowa zmiana po T3:** kandydaci przefiltrowani przed rozmową, social media pracują samodzielnie. ### T4 — Sklep eko + AI telefon (4–6 tygodni) **Zakres:** - Migracja sklepu ze starego PrestaShop na nową platformę (Netfly shop) - Integracja sklepu z CRM (klient sklepu → kontakt w CRM) - Integracja z Lexware (faktury) - Rozszerzenie katalogu (w tym potencjalna synergia z Piotrem Pacyką) - **AI asystent telefoniczny** — odbiera telefony poza godzinami, umawia terminy, przekazuje pilne na WhatsApp - Dokumentacja „firma gotowa do sprzedaży" **Wycena:** 18 000 – 25 000 PLN netto **Osobodni:** 30–40 **Kluczowa zmiana po T4:** drugi kanał przychodu (sklep) działa, żaden telefon nie przepada, firma spisana i gotowa do przekazania. ### Podsumowanie finansowe | Transza | Czas | Cena netto (PLN) | |---|---|---| | T1 — Fundament | 6–8 tyg. | 18 000 – 22 000 | | T2 — Operacje | 4–6 tyg. | 15 000 – 20 000 | | T3 — Rekrutacja + SM | 3–4 tyg. | 10 000 – 15 000 | | T4 — Sklep + AI tel. | 4–6 tyg. | 18 000 – 25 000 | | **Razem** | **9–12 mies.** | **61 000 – 82 000** | | Wsparcie po wdrożeniu (miesięcznie) | | 1 500 – 2 500 | --- ## 5. Harmonogram (Gantt poglądowy) ``` Mies. → 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 T1 ████████████ T2 █████████ T3 ████████ T4 ████████████ Support ████████████████ ``` **Kamienie milowe:** - **M1 (po 6–8 tyg.):** odbiór T1 → Anna używa dashboardu w codziennej pracy - **M2 (po 3 mies.):** odbiór T2 → koniec chaosu tras - **M3 (po 5 mies.):** odbiór T3 → rekrutacja + SM na autopilocie - **M4 (po 9 mies.):** odbiór T4 → sklep + AI telefon, firma gotowa do sprzedaży --- ## 6. Wycena szczegółowa ### Tabela kosztów rozbudowana | Element | T1 | T2 | T3 | T4 | |---|---:|---:|---:|---:| | Analiza i workshopy | 2 000 | 1 500 | 1 000 | 2 000 | | Development | 12 000 | 10 500 | 7 000 | 14 000 | | Integracje (Connect Time, Lexware, itd.) | 3 000 | 3 000 | 1 500 | 2 500 | | UX / UI | 2 000 | 1 500 | 1 500 | 2 500 | | Wdrożenie + szkolenie | 2 000 | 1 500 | 1 500 | 2 000 | | Testy i dokumentacja | 1 000 | 1 000 | 1 000 | 1 500 | | **Suma (dolny próg)** | **18 000** | **15 000** | **10 000** | **18 000** | *Górny próg cen uwzględnia buffer 20% na niezdefiniowane dziś integracje (np. jeśli Connect Time nie ma publicznego API i potrzeba scraper/iPaaS workaround).* ### Strategia finansowania dla Anny 1. **Start z T1 z własnego budżetu** (15k PLN pokrywa większość T1, pozostałe 3–7k fakturowane po odbiorze) 2. **T2–T4 pod wniosek dotacyjny** (wymaga wersji oferty PL+DE — przygotujemy po akceptacji kierunku) 3. **Wsparcie miesięczne** zaczyna się po T1 ### Warunki płatności - **T1:** 40% przy starcie, 30% po demo (ok. 4 tyg.), 30% po odbiorze - **T2–T4:** 30% / 30% / 40% (start / demo / odbiór) - Terminy płatności: 7 dni netto od faktury - Wszystkie ceny **netto, PLN**. W przypadku fakturowania z DE dostawy – wg stawki 0% (B2B UE, revercharge) --- ## 7. Narzędzia zewnętrzne — koszty miesięczne klientki | Narzędzie | Zastosowanie | Koszt mies. | |---|---|---| | Connect Time (Connecteam) | Zarządzanie pracownicami | już w użyciu | | Lexware | Księgowość DE | już w użyciu | | MS365 / Outlook | Poczta, kalendarz | już w użyciu | | **Blotato** | Publikacja SM + AI treści | ~$50 (~200 zł) | | **Google Maps Platform** | Routing, geokodowanie | ~€50–100 (~220–440 zł) | | **OpenAI API** (Whisper + GPT-4o) | AI dyktafon, kategoryzacja maili, AI call (T4) | ~€100–200 (~440–880 zł) | | **Hetzner VPS (DE)** | Serwer aplikacji | ~€30 (~130 zł) | | **Domena + SSL** | | ~€2/mies. | | **Shopware hosting** (sklep, od T4) | | ~€30–50 (~130–220 zł) | | **n8n** (self-hosted) | Hub integracji | wliczone w VPS | | **SUMA po pełnym wdrożeniu** | | **~1 100 – 1 900 PLN/mies.** | *Przed T4 koszty miesięczne niższe o ~130–220 zł (brak Shopware).* --- ## 8. Warunki współpracy ### 8.1 Zespół netfly.pl - **1 Tech Lead** (pełne zaangażowanie w T1, potem konsultacyjne) - **1 Developer** (pełne zaangażowanie T1–T4) - **Wsparcie UX** na żądanie - **Opcjonalnie: specjalista AI** (do T2, T4) ### 8.2 Zobowiązania klienta - Dostęp do obecnych systemów (Connect Time, Lexware, Outlook) — czytelne dane - 1–2 godz./tydzień Anny lub osoby decyzyjnej na konsultacje - Zgoda na migrację danych i serwera ### 8.3 Gwarancja i SLA - **Gwarancja 6 miesięcy** po odbiorze każdej transzy — naprawa bugów bez kosztów - **SLA w ramach wsparcia miesięcznego:** - krytyczne (system nie działa): reakcja 2h, fix 8h - wysokie: reakcja 8h, fix 24h - normalne: reakcja 24h, fix 5 dni ### 8.4 Własność i przeniesienie - Kod **100% własnością Anny** po spłacie transzy (brak vendor lock-in) - Dokumentacja + dostęp do repozytorium przekazywane na żądanie - W przypadku sprzedaży firmy — wsparcie w przekazaniu systemu nabywcy --- ## 9. Dlaczego netfly.pl - **Polski zespół mówiący po polsku** — klient obsłużony w ojczystym języku - **Doświadczenie w integracjach (n8n, OpenAI, Google APIs)** — nie uczymy się na Twoim projekcie - **Gotowa baza komponentów** (CRM Sellso, szablony Midone) — szybszy time-to-market - **Wsparcie przy wniosku dotacyjnym** — oferta PL+DE, konsultacje dokumentacyjne - **Jasny zakres i odbiory etapowe** — uczymy się na błędach poprzednich informatyków --- ## 10. Następne kroki 1. **Spotkanie robocze** 25 lub 26.04 w Krakowie - Anna prezentuje Connect Time, Lexware, Outlook na żywo - netfly.pl pokazuje klikalne demo Systemu PutzDuo 360° - Wspólne mapowanie priorytetów T1 2. **Do 30.04:** podpisanie umowy T1 + uruchomienie kick-off 3. **05–07.05:** analiza techniczna, projektowanie schematu danych 4. **08.05:** start developmentu T1 5. **Połowa czerwca:** odbiór T1, uruchomienie ### Termin ważności oferty Niniejsza wersja ważna do **15.05.2026**. Po tej dacie potrzebna aktualizacja (dostępność zespołu, kurs EUR/PLN). --- **Kontakt:** netfly.pl Miłosz Zając — milosz.zajac@netfly.pl **Załączniki:** - Mapa myśli procesów PutzDuo (`mapa_procesy_putzduo.excalidraw`) - Klikalny mockup dashboardu (`mockup_putzduo/`) - Prezentacja (`prezentacja_putzduo.pdf`)